Zasady finansowania wyjazdów pracowników w celu przeprowadzenia zajęć i szkoleniowych w programie Erasmus+ w ramach konkursu wniosków 2024, Akcja 1 KA131: Mobilność edukacyjna osób

Stypendium na wyjazdy pracowników

Wysokość stypendium jest ustalana zgodnie z zasadami wykorzystania środków finansowych określonych w umowie zawartej pomiędzy Uczelnią, a Narodową Agencją Programu Erasmus+ i uzależniona jest od tego, do jakiej grupy krajów należy kraj, do którego planowany jest wyjazd. Dzienne stawki stypendialne jako wsparcie indywidualne dla pracowników (ryczałt na koszty utrzymania):

*(Kraje regionu 14: Wyspy Owcze, Szwajcaria, Wielka Brytania)
*(Kraje regionu 13: Andora, Monako, San Marino, Watykan)

Stypendium przeznaczone jest na dofinansowanie kosztów związanych z wyjazdem i rzeczywistym/ fizycznym pobytem pracownika w instytucji przyjmującej. Stypendium jest przyznawane na wyjazdy dla nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych oraz na wyjazdy dla pracowników w celu udziału w szkoleniach istotnych z punktu widzenia ich codziennej pracy, podnoszących i doskonalących kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w uczelni macierzystej (w przypadku nauczycieli akademickich w celu podnoszenia kompetencji dydaktycznych lub cyfrowych). W ramach wyjazdów nauczycieli akademickich dopuszcza się wyjazd łączony.
Każdy okres nauczania lub szkolenia można zrealizować w formie mobilności mieszanej. Mobilność powinna trwać od 2 do 5 dni kolejno następujących po sobie, a w przypadku wyjazdów do krajów trzecich niestowarzyszonych z programem od 5 do 7 dni kolejno następujących po sobie. Data rozpoczęcia mobilności będzie pierwszym, a data zakończenia mobilności będzie ostatnim dniem, w jakim Uczestnik, zgodnie z zaakceptowanym do realizacji indywidualnym programem nauczania/ szkolenia, musi być obecny w organizacji przyjmującej.
Kwota dofinansowania zostanie obliczona poprzez pomnożenie liczby dni przypadających na uczestnika przez ryczałtową stawkę jednostkową na dzień, właściwą dla kraju przyjmującego.

Ryczałt na pokrycie kosztów podroży
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów podróży. Kwota ryczałtu jest uzależniona od odległości między miejscem wyjazdu (siedziba uczelni), a miejscem działania (miejsce, w którym znajduje się organizacja przyjmująca) i od wyboru środka transportu. Do obliczania dystansu podróży stosuje się kalkulator odległości dostępny na stronie: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_pl

Kwot z kolumn „podróż standardowa” i „podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu” nie sumuje się.
„Odległość” stanowi odległość między miejscem wyjazdu, a miejscem działania, zaś „wysokość stawki” obejmuje wkład w koszty podróży do miejsca działania i z powrotem.
W przypadku podróży na dystans do 499 km zaleca się, aby uczestnicy korzystali z ekologicznych środków transportu.
Aby otrzymać zwiększony ryczałt, podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu musi odbyć się w obie strony. Pracownicy ubiegający się o wypłacenie ww. środków zobowiązani są złożyć przed wyjazdem deklarację według ustalonego wzoru o planowanym przebiegu podróży ze wskazaniem środka lokomocji. Deklarowany sposób podróży należy potwierdzić po powrocie, dostarczając oświadczenie (wg wzoru) oraz skany biletów/ rachunków potwierdzających przejazd autokarem, pociągiem, a osoby podróżujące na zasadzie wspólnej podróży samochodem osobowym (min. dwie osoby) dostarczają oświadczenie wszystkich uczestników wg ustalonego wzoru. W uzasadnionych przypadkach uczelnia zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowych dokumentów potwierdzających tego typu podróż. W przypadku niedostarczenia ww. potwierdzenia, kwota wynikająca z uprawnień podróży z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu podlega zwrotowi.

Finansowane dni podróży
Pracownicy są uprawnieni do otrzymania wsparcia indywidualnego na pokrycie kosztów utrzymania w czasie podróży przed rozpoczęciem działania i po jego zakończeniu (wg stawek ryczałtowych dotyczących wsparcia indywidualnego).
Pracownikowi podróżującemu standardowym środkiem transportu może zostać przyznany dodatkowy ryczałt na koszty utrzymania podczas podróży na maksymalnie 2 dni na podróż (łącznie w obie strony).
Pracownikowi podróżującemu z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu może zostać przyznany ryczałt na koszty utrzymania podczas podróży maksymalnie do 6 dodatkowych dni (w obie strony) w zależności od udokumentowanej liczby dni podróży i zgodnie z poniższymi widełkami:
przy odległości 10-499 km- ryczałt na maksymalnie 2 dni podróży,
przy odległości 500-2999 km- ryczałt na maksymalnie 4 dni podróży,
przy odległości 3999 km lub więcej- ryczałt na maksymalnie 6 dni podróży.
Podstawą ustalenia liczby dni podróży z dofinansowaniem z kategorii „wsparcie indywidualne” dla uczestnika mobilności będą daty jego podróży, tj. termin rozpoczęcia i termin zakończenia (wyjazdu/przyjazdu) w obu kierunkach, przedstawione w dokumentach podróży.
Uczestnik mobilności, którego daty podróży, niezależnie od środka transportu, pokrywają się z datami rozpoczęcia i zakończenia mobilności wymienionymi w potwierdzeniu pobytu wydanym przez instytucję przyjmującą, nie może otrzymać dofinansowania (ryczałtów) z kategorii „wsparcie indywidualne” na te dni podróży.

Stypendium przekazane będzie na rachunek bankowy wskazany przez pracownika w umowie między uczestnikiem, a uczelnią podpisywanej przed wyjazdem. Wskazane jest prowadzenie rachunku w euro.
Dofinansowanie lub jego część będzie podlegać zwrotowi, jeżeli pracownik nie będzie przestrzegać warunków umowy.

Osoby z mniejszymi szansami
Uczestnicy posiadający orzeczenie o niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe dofinansowanie ze specjalnego funduszu programu Erasmus+ dla osób z mniejszymi szansami.
Wnioski o dodatkowe fundusze składane są przez uczestników mobilności do Narodowej Agencji za pośrednictwem uczelni. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z aktualnym formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Erasmus+: https://erasmusplus.org.pl/

Rozliczenie po powrocie
Stypendium powinno zostać rozliczone w terminie dwóch tygodni po powrocie pracownika z organizacji przyjmującej. Podstawą określenia rzeczywistego czasu trwania stypendium jest potwierdzenie rzeczywistego/ fizycznego pobytu w organizacji przyjmującej wydane i podpisane przez organizację przyjmującą, wskazujące imię i nazwisko uczestnika, cel działania, datę rozpoczęcia i zakończenia fizycznej mobilności. Czas trwania określa się w dniach. Po powrocie z organizacji przyjmującej pracownik jest zobowiązany do rozliczenia otrzymanego stypendium zgodnie z zasadami określonymi w umowie podpisanej przed wyjazdem z uczelnią. Rozliczenie obejmuje dostarczenie przez pracownika do Działu Współpracy Międzynarodowej wymaganych umową następujących dokumentów:
1) potwierdzenie pobytu wydane przez organizację przyjmującą, zawierające imię i nazwisko uczestnika, określające datę rozpoczęcia i datę zakończenia mobilności fizycznej w organizacji przyjmującej (w przypadku mobilności mieszanej obejmujące również komponent wirtualny) wraz z informacją o przeprowadzonej liczbie godzin/ odbytym szkoleniu,
2) sprawozdanie z wyjazdu wg wzoru uczelni,
3) wypełniony przez pracownika indywidualny raport uczestnika z wyjazdu online EU survey,
4) kopia biletu/ rachunków potwierdzających podróż w obie strony, a w przypadku zdeklarowanej przed wyjazdem podróży w obie strony ekologicznymi środkami transportu (Green Travel) również oświadczenie (wg wzoru uczelni), przy czym przy osobach podróżujących na zasadzie wspólnej podróży samochodem osobowym (min. dwie osoby) - oświadczenie składa każdy z uczestników.

Jeżeli potwierdzony okres pobytu w uczelni przyjmującej będzie krótszy, niż okres dofinansowania ustalony w umowie, wysokość dofinansowania zostanie odpowiednio obniżona. Jeżeli potwierdzony okres pobytu będzie dłuższy, niż uzgodniony okres dofinansowania ustalony w umowie, wysokość dofinansowania nie zmieni się, a dofinansowanie na okres przekraczający ten uzgodniony w umowie zostanie uznane za dofinansowanie zerowe. Niewywiązanie się z obowiązku rozliczenia wyjazdu po powrocie skutkuje koniecznością zwrotu wypłaconego stypendium.